aXenta | Standardmodul «Workflow-System mit IKS»

Das Workflow-System von xPlan bildet die Basis für alle Geschäftsprozesse und unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit. Es übernimmt die Steuerung der Arbeitsabläufe und dient der Vereinheitlichung der Geschäftsabwicklung.

Workflow-System mit IKS

einfach & effizient

In xPlan können Ihre organisatorischen Abläufe und Validierungen direkt abgebildet werden und sind dank der graphischen Darstellung leicht verständlich. Durch die Möglichkeit der Aufgabenweiterleitung an Einzelpersonen oder Gruppen, sowie der Stellvertreterregelung, vereinfacht das System die Zusammenarbeit in der Verwaltung. Die Dokumentensteuerung erfolgt prozess- und kontextabhängig und erzeugt nach Prozessabschluss die passenden Dokumente. Durch die Hinterlegung von individuell gestaltbaren Checklisten sowie der Unterstützung des Vier-Augen-Prinzips integriert sich xPlan nahtlos in das interne Kontrollsystem (IKS).

Schlüsselfunktionalitäten

Das Workflow und IKS Modul hilft bei der Umsetzung von reibungslosen Geschäftsabläufen und führt die Benutzer effizient durch die entsprechenden Arbeitsprozesse.

Standardprozesse sparen Zeit und Kosten
xPlan bietet bereits vollumfängliche Standardprozesse aus der Beruflichen Vorsorge, welche eine geschäftsfallorientierte Ablaufsteuerung ermöglichen. Der Benutzer wird selbsterklärend Schritt für Schritt durch die Prozesse geführt. Die Standardprozesse werden laufend den gesetzlichen Anforderungen angepasst.
Prozessgesteuerte Dokumente
Das System führt die Benutzer durch die Prozesse und definiert, wann welche Outputs (Dokumente oder auch Zahlungsströme) zu erzeugen sind. Die Dokumente können jederzeit neu zugeordnet und konfiguriert werden.
Vermeidung von Mehrarbeiten
xPlan erkennt, wenn ein Prozess bereits gestartet wurde und verhindert so Doppelspurigkeit beim Tagesgeschäft. Dank im Prozess erfassbarer Notizen ist der Ablauf jederzeit transparent und jeder Arbeitsschritt nachvollziehbar.
Transparente Geschäftsprozesse
Dank dem vollintegrierten Workflow-System ist jederzeit ersichtlich, in welcher Phase sich Prozesse befinden, wer diese gerade bearbeitet und wie viele Instanzen in einem Prozess bestehen.
Grössere Effizienz und Produktivität
Das System führt die Benutzer durch die Prozesse und definiert, wann welche Outputs (Dokumente oder auch Zahlungsströme) zu erzeugen sind. Die Automatisierung fördert produktiveres Arbeiten und verkürzt die Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitenden deutlich.

Optimierbare Abläufe
Standardprozesse können auf Wunsch kundenspezifisch optimiert werden und ermöglichen so individuelle Geschäftsabläufe.
Zentrale Bausteinbibliothek
Die zentrale Bausteinbibliothek bietet eine übersichtliche Verwaltung aller Bausteine der einzelnen Vorsorgepläne. Die Bausteine werden als Vorlage zentral bzw. einmalig erstellt und können mit wenigen Klicks in die einzelnen Pläne eingefügt werden.
Vier-Augen-Kontrolle
Mit dem Vier-Augen-Prinzip leitet xPlan Prozesse zur zusätzlichen Kontrolle an eine zweite Person weiter. So ist sichergestellt, dass jede Auszahlung vorrangig doppelt geprüft wurde.
Minimierte Fehleranfälligkeit
Definierte Abläufe und Checklisten schaffen mehr Verbindlichkeit und Verlässlichkeit hinsichtlich der Bearbeitung von Prozessaufgaben. Fehler werden so reduziert.
Gewinnung unternehmensrelevanter Prozessdaten
Für weitere Analysen zur Prozessoptimierung können bestehende Daten aus dem System gezogen und ausgewertet werden. Entsprechende Anpassungen oder Neudefinitionen der Arbeitsabläufe sind im Anschluss jederzeit möglich.
Deutlicher Zeitgewinn
Im Prozess integrierte fallbezogene Prüfungen und entsprechend automatisierte Steuerungen verkürzen die Arbeitsschritte. Der Benutzer wird effizient und zügig durch die Geschäftsabläufe geführt. So bleibt mehr Zeit für Kundenberatungen und komplexere Aufgaben.